12 claves para gestionar mejor el tiempo y ser más productivo

El tiempo es uno de los bienes más codiciados de nuestro tiempo y a pesar de no ser algo material. A veces nos cuesta encontrar un hueco para dedicarlo a trabajar en el blog o en nuestros textos y otras perdemos horas y horas en cosas superfluas que no arreglan ningún problema.

Así que cuanto más aprovechemos el mucho o poco tiempo que tengamos disponible para escribir mejor resultados obtendremos y mejor nos sentiremos. Las 24 horas del día no pueden ampliarse pero sí podemos aprender a cómo gestionar mejor el tiempo que tenemos para ser más productivo escribiendo. Algunos consejos para conseguirlo.

Foto de Stuart Miles.

Foto de Stuart Miles.

Planifica. Crea calendarios con las tareas que tienes que hacer, sean laborales o personales. Yo soy una fanática de las listas ‘to do it’ porque es la única forma de que no se me olvide nada y hacen que cuando estoy haciendo algo no tenga que parar para ponerme con algo que es más urgente y se me había olvidado. Planifica qué tienes que hacer con antelación. Lo mejor es hacerlo al final de la jornada anterior o cuando la comienzas.

Crea un horario. Lo sé, los freelance no tenemos horario y resulta que en ocasiones tú te planificas y surge un encargo de última hora o el cliente necesita algo con urgencia y todo tu horario se va al traste. Nos ha pasado a todos, pero son más las veces que no pasa, así que no vale como excusa. Si nos acostumbramos a cumplir el horario seremos más productivos.

Define el tiempo de trabajo. Tienes que diferenciar aquellas horas que pertenecen al horario laboral y aquellas que tienes libres y puedes emplear como mejor te parezca.. No se pueden tener jornadas laborales de 18 horas. No es sano y a la larga tampoco productivo. Necesitas tiempo para descansar y para dedicar al ocio o para estar con la familia.

¿Cómo hacer el horario? Lo primero de todo es ser realista a la hora de decidir cuánto tiempo dedicar a cada actividad y cuándo la vas a hacer. Si tienes que hacer un informe que sabes que te llevará cuatro horas no tiene sentido programar que lo harás en tres. Te frustrarás y retrasarás el resto de tareas, con lo que no se cumplirá el objetivo.

Foto de Stuart Miles.

Foto de Stuart Miles.

Prioriza tus tareas. Hay cosas que son más urgentes y otras que puedes demorar más tiempo. Da prioridad a las primeras sin olvidarte del resto. De este modo podrás cumplir con tus compromisos y sin tener que pasarte la noche preparando una presentación para el día siguiente.

Sé consciente de tu volumen de trabajo. Ocurre a veces que los freelance aceptamos encargos sin ser del todo conscientes de la carga de trabajo que nos supone. Puede ser que tengan poco plazo para llevarlos a cabo o que coincidan con otras tareas previstas con antelación.

En ocasiones tienes que renunciar a trabajos por falta de tiempo o intentar renegociar los plazos o condiciones. Tenemos miedo a decir que no o a poner peros a los clientes, pero por lo general son más comprensivos de lo que creemos. Y si llegada la fecha de entrega vas mal de tiempo avísale, no lo dejes pasar como si nada y le envíes el trabajo días después de lo acordado.

¿A qué hora te concentras mejor? Cuando estudiábamos había gente que se concentaba mejor a primera hora de la mañana, otros por las tarde y otros de noche. Escribir es un trabajo que requiere mucha concentración, así que fíjate cuál es tu mejor momento y hazlo entonces. Puedes resultar el doble de productivo únicamente por saber elegir el momento del día en que escribir.

Foto de Bplanet.

Foto de Bplanet.

Lo más difícil, primero. No todo lo que tiene que ver con nuestro trabajo nos gusta igual y hay textos que nos resultan más complicados que otros a la hora de prepararlos, así que una vez vistas las prioridades empieza por lo más difícil. Si la tarea menos apetecible la haces cuando estás más fresco la resolverás mejor que si la dejas para última hora, cuando estás cansado. Ese es el momento para cosas sencillas, incluso poco más que mecánicas.

Fuera distracciones. Al escribir es muy difícil alejarnos de las distracciones que supone internet -ya no hablo de las que hay al trabajar desde casa. Mails que entran, alertas de redes sociales, actualización de noticias… Todo son distracciones que hacen que seamos menos productivos. Cuando escribes procura hacerlo sin tener más pestañas abiertas en el navegador que aquellas que sean necesarias.

Aprovecha los pequeños huecos. Dicho lo anterior todos tenemos que mirar el mail varias veces al día, interaccionar en redes sociales y consultar otras páginas. Hazlo en esos pequeños huecos que tengas libre. Cuando vas camino a una reunión con un cliente, mientras se carga el ordenador (desde el móvil) o cuando haces una parada para tomar el café.

Una cosa de cada vez. Céntrate en lo que te toca hacer y lo que te has propuesto y deja de distraerte con otras cosas que no tienes que hacer en ese momento. Reconozco que esto es lo que más me cuesta hacer a mi de todos los conseos que os doy para aprovechar el tiempo y ser más productiva escribiendo. Pero también que cuando lo hago se notan los resultados.

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3 pensamientos en “12 claves para gestionar mejor el tiempo y ser más productivo

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