Claves para escribir mails y enamorar a un cliente

La comunicación con los clientes es parte fundamental de cualquier negocio. Es algo de lo que siempre debíeras preocuparte aunque normalmente solo lo hacemos al principio.

Queremos causar una buena impresión y nos esmeramos en nuestros primeros contactos, pero no hacerlo siempre puede ser un error que puede hacer que acabes perdiendo al cliente.

Hace unas semanas te hablé de cómo responder a mails de clientes impertinentes y me quedé con las ganas de abordar un poco más. Hoy veremos las claves para mantener una correspondencia que enamore a tu cliente.

Imagen de Stuart Miles.

Imagen de Stuart Miles.

– La educación es la principal clave cuando hablamos con alguien, sea en persona, por teléfono o a través de correos electrónicos. Más aún cuando se trata de un cliente. Y el teclado juega a nuestro favor cuando no tenemos un buen día o cuando ni nos apetece hablar con el cliente.

Es más fácil disimular esas sensaciones vía mail que cara a cara o hablando. Por ello es algo que siempre está a nuestro favor, nos ayuda a ser cordiales aunque no lo seamos en ese momento. Úsalo para mostrarte educado en todo momento.

¿Trato de tú o de usted? El protocolo diría que trates a tus clientes de usted pero en mi opinión a veces es un formalismo extremo.

Mi recomendación es hacerlo del mismo modo que lo haga él: si te trata de tú, le tutea. Si el que inicia la conversación eres tú hazlo de usted y si él cambia el trato actúa igual.

Descarta los mail-plantilla. ¿Tienes un correo electrónico tipo de presentación de tus servicios? Me parece bien porque ahí estará todo lo que tienen que saber tus posibles contactos, pero eso es algo muy frío y se nota que es una plantilla.

Personalízalo para cada contacto antes de enviarlo y llama a cliente por su nombre. Lleva más tiempo, te exige saber más de los clientes pero marca una gran diferencia en quien lo recibe.

Siempre se va a estar más receptivo ante un mail en que se dirigen a ti por tu nombre y te hablan de lo que pueden hacer por tu empresa. En definitiva, que dan la sensación de que te conocen y no eres uno más en una lista de correo.

Imagen de Ratch0013.

Imagen de Ratch0013.

No pierdas nunca las formas. Da igual lo que te ha haya hecho o dicho el cliente, mantén la calma y sé siempre educado. Puedes mostrar tu malestar, tu indignación o tu sorpresa sin necesidad de usar palabras malsonantes, comentarios desafortunados o PALABRAS EN MAYÚSCULA PARA MOSTRAR TU ENFADO.

Y si lo necesitas tómate unos minutos antes de contestar un mail que te haya molestado. Pero nunca pierdas tu profesionalidad.

-Estructura el mail. Ten en cuenta que por mucho tiempo que hayas trabajado con el cliente en cuestión y hayas alcanzado cierta confianza no es un amigo, es una persona con la que trabajas.

Y eso se ha de reflejar en los mails que intercambieis, que deben tener cierta estructura. En ella nunca puede faltar el saludo ni la despedida.

Frases cortas y claras. A ti no sé, pero a mi me pasa. Escribo mails a mis amigos tal cual hablo, con lo que encadeno frase tras frase en párrafos muy largos.

Eso está bien para hablar con mis amigos, pero no con mis clientes. Si lo hiciera correría el riesgo de que no entendieran qué quiero decirles. A ti te sucedería lo mismo. Por eso usa frases cortas y claras.

Foto de Adamr.

Foto de Adamr.

-Vale más que sobren las explicaciones a que falten. A veces puedes dar por hecho cosas, que la otra parte lo sabe de antemano o que se lo puede imaginar.

Descarta esa idea cuando hablas con un cliente porque no siempre es así. Da todas las explicaciones que creas necesarias, porque es mejor que sobren que no que falte.

Además eso dará una mejor imagen de tu trabajo, ya que el cliente te verá como una persona detallista y preocupada por las cosas.

Del mismo modo no dudes en expresar tus dudas respecto al trabajo. Procura hacerlo también de forma clara, sin mostrar alarmismo o nerviosismo.

-Repasa siempre antes de darle a enviar. Siempre se te puede haber escapado una falta de ortografía, un espacio que falte entre dos palabras, olvidártsete el archivo que deberías haber adjuntado o que haya una frase que no se entiende tan bien como tú creías.

Es importante revisarlo todo antes de enviarlo. Apenas te llevará unos segundos y evitará confusiones, que des una mala imagen, de persona descuidada, o tener que volver a enviarle otro mail con explicaciones.

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Un pensamiento en “Claves para escribir mails y enamorar a un cliente

  1. Pingback: Cómo lidiar con clientes indecisos | El blog de Noelia Rodríguez

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